Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy
Y-tunnus: 3150475-4
Osoite: Hämeenkatu 26 A, 33200 Tampere
Sähköposti: toimisto @malpen.fi
Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä sekä hyvää asianajotapaa. Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on kulloisenkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n ja asiakkaan välisen toimeksiannon hoitaminen sekä asiakassuhteen hallinta ja ylläpito, asiakastapahtumien varmentaminen ja asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen. Henkilötietoja käsitellään myös asiakkaan tunnistamiseksi ja tuntemiseksi sekä muiden rahanpesun estämistä koskevan lainsäädännön ja muun velvoittavan lainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttämiseksi sekä esteellisyyksien selvittämiseksi.
Henkilötietojen käsittelyperusteina ovat asiakkaan ja Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n välinen sopimus ja sen täytäntöönpano sekä asiakkaan suostumus. Käsittelyperusteena ovat myös asianajotoimintaa sääntelevän lainsäädännön ja tapaohjeiden sekä muiden lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitolainsäädännön tai rahanpesun estämistä koskevan lainsäädännön noudattaminen. Asiakastietoja voidaan säilyttää ja käsitellä myös mahdollisten oikeudellisten vaateiden esittämiseksi tai sellaisiin vastaamiseksi oikeutetun edun perustella.
Henkilötietojen käsittelyssä ei käytetä automaattista päätöksentekoa eikä profilointia.
Henkilötietoja käsitellään Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n asiakkaista, jotka luovuttavat henkilötietojaan käyttäessään asianajotoimiston palveluita.
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot, asema yrityksessä ja laskutustiedot. Myös luottotietoja voidaan toimeksiannon hoitamisen ja laskutuksen sitä edellyttäessä käsitellä. Yritysasiakkaiden osalta käsiteltäviä tietoja ovat lisäksi yrityksen Y-tunnus, vastuuhenkilöiden tuntemistiedot sekä yhteyshenkilön yhteystiedot.
Asiakkaan toimeksiannon hoitamisen edellyttämässä laajuudessa myös asiakkaan vastapuolen, oikeudenkäyntiasioihin liittyvien todistajien ja muiden toimeksiannon hoitamiseen välittömästi liittyen muiden henkilöiden henkilötietoja voidaan käsitellä. Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot sekä luottotiedot.
Lisäksi toimeksiantokohtaisesti voidaan käsitellä toimeksiantoihin liittyviä henkilön terveystietoja tai viranomaisten antamia asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja, jos asiakas on antanut tähän suostumuksensa, tai käsittely on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Kirjanpitolaki edellyttää asiakkaan toimeksiannon kirjanpitotapahtumiin liittyvien henkilötietojen, kuten laskutustietojen käsittelyä ja rahanpesun estämiseen liittyvä lainsäädäntö asiakkaan ja mahdollisesti asiakkaan sopijapuolen tai vastapuolen tuntemistietojen sekä tosiasiallisia edunsaajia ja poliittista vaikutusvaltaa koskevien tietojen käsittelyä.
Verkkosivujen kehittämistä varten voidaan käsitellä verkkosivuvierailuihin liittyviä evästetietoja, ellei verkkosivuilla vieraileva kiellä evästeiden käyttöä.
Rekisterin pääasiallisena tietolähteenä ovat toimeksiannon avaamisen yhteydessä ja toimeksiannon hoitamisen aikana asiakkaalta itseltään saatavat tiedot. Tietoja voidaan toimeksiannon hoitamisen aikana saada myös asiakkaan vastapuolelta. Lisäksi tietoja voidaan kerätä erilaisista julkisista hakemistoista, rekistereistä ja muista vastaavista tietolähteistä, kuten väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekistereistä sekä viranomaisilta.
Asiakassuhteeseen sekä toimeksiannon hoitamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely on välttämätöntä toimeksiantojen hoitamiseksi, eikä asiakassuhdetta ja toimeksiantoa voida hoitaa ilman henkilötietojen antamista.
Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta, ellei toimeksiannon hoitaminen sitä edellytä tai lainsäädännöstä muuta johdu. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille siten, kuin viranomaiset tai pakottava lainsäädäntö sitä edellyttävät.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta eikä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Tämä on kaikissa tilanteissa mahdollista vain, jos Euroopan komissio on päättänyt, että vastaanottajamaassa on varmistettu riittävä tietosuojan taso, esimerkiksi Yhdysvaltojen osalta EU-US Data Privacy Framework -järjestelyn puitteissa toimivien organisaatioiden osalta; rekisterinpitäjä on toteuttanut asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita, rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksen henkilötietojen luovuttamiselle tai siirtämiselle tai henkilötietojen siirtämiselle EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle on olemassa muu lainmukainen peruste.
Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimia kolmansien osapuolten hoidettaviksi erillisten kirjallisten henkilötietojen käsittelysopimusten perusteella. Tällainen kolmas osapuoli on esimerkiksi rekisterinpitäjän käyttämä kirjanpitotoimisto, joka käsittelee kirjanpidon hoitamiseen liittyviä laskutustietoja rekisterinpitäjän puolesta. Tällöin henkilötietojen turvallinen ja asianmukainen käsittely varmistetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n verkkosivustolla voidaan ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa sen, että internet-sivujen ylläpitäjä tunnistaa usein sivuilla vierailevat kävijät ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä.
Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
Käsiteltäviä henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai siihen asti, että rekisterinpitäjälle esitetään henkilötietojen poistamista koskeva pyyntö, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja pidempää aikaa tai ellei rekisterinpitäjällä ole oikeutettua etua edelleen säilyttää tietoja. Kun henkilötietoa ei enää ole tarvetta tai velvoitetta käsitellä, se poistetaan kohtuullisessa ajassa.
Pääsääntöinen toimeksiantoihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisaika on kymmenen vuotta toimeksiannon tai asiakassuhteen päättymisestä lukien.
Henkilötietoja käsitellään tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus ja tietosuoja ja henkilötietojen käsittelyssä käytetään asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojauksia. Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on käyttäjäkohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat sekä lakiin ja sopimuksiin perustuva vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto itseään koskevista tiedoista ja oikeus pyytää itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka tietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyillä on myös oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn.
Asianajosalaisuus voi kuitenkin rajoittaa edellä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
Rekisteröidyn edellä mainittu pyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän yhteystietoja käyttäen. Ennen tietojen luovutusta rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille (Tietosuojavaltuutetun toimisto, www.tietosuoja.fi), jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Rekisterinpitäjä voi korjata tai muuttaa tietosuojaselostetta. Suositeltavaa on tutustua rekisterinpitäjän kotisivuilta löytyvään ajantasaiseen tietosuojaselosteeseen säännöllisin väliajoin.
