TIETOSUOJASELOSTE

Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n asiakasrekisteri

Päivitetty 27.11.2023

Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy
Y-tunnus: 3150475-4
Osoite: Hämeenkatu 26 A, 33200 Tampere
Puh: 03 389 9881
Sähköposti: toimisto @malpen.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kulloinkin voimassa olevaa tietosuojaa koskevaa lainsäädäntöä sekä hyvää asianajotapaa. Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on kulloisenkin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n ja asiakkaan välisen toimeksiannon ja asiakassuhteen hoitaminen, hallinta ja ylläpito, asiakkaan laskutus- ja maksutietojen hallinta, asiakastapahtumien varmentaminen sekä asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen. Henkilötietoja käsitellään myös asiakkaan tunnistamiseksi ja tuntemiseksi sekä muiden rahanpesulainsäädännön asettamien velvoitteiden täyttämiseksi ja toimeksiantoa vastaanottaessa myös mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseksi.

Henkilötietojen käsittelyperusteina ovat asiakkaan ja Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n välinen sopimus ja sen täytäntöönpano, asiakkaan suostumus sekä asiakkaan asiakassuhteeseen perustuva Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n oikeutettu etu. Lisäksi henkilötietojen käsittelyperusteena voi olla Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n lakisääteinen velvollisuus, esim. rahanpesun estämiseen liittyvien tietojen osalta.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n asiakkaista, jotka luovuttavat henkilötietojaan käyttäessään asianajotoimiston palveluita. Asiakkaan toimeksiannon hoitamisen edellyttämässä laajuudessa myös asiakkaan vastapuolen ja mahdollisten todistajien henkilötietoja voidaan kerätä ja käsitellä. Toimistossa hoidettavien konkurssipesien osalta myös velallisyhtiön vastuuhenkilöiden ja työntekijöiden henkilötietoja käsitellään yhteydenpitoon ja mahdollisen työsuhteen todentamiseen ja palkanmaksuun liittyen.

Käsiteltäviä henkilötietoja ovat asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, asema yrityksessä, laskutustiedot ja kuva asiakkaan henkilöllisyystodistuksesta. Osana asiakasrekisteriä voidaan tallentaa myös asiakkaiden toimeksiantoihin liittyviä asiakkaan terveystietoja tai viranomaisten antamia asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Myös henkilöiden luottotietoja voidaan toimeksiannon hoitamisen ja laskutuksen sitä edellyttäessä tarkistaa ja tallentaa. Yritysasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan lisäksi yrityksen Y-tunnus ja yhteyshenkilön yhteystiedot sekä kuva yhteyshenkilön henkilöllisyystodistuksesta.

Asiakkaan vastapuolen osalta rekisteriin voidaan tallentaa henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot sekä luottotietoja. Oikeudenkäyntiasioihin liittyvien todistajien osalta rekisteriin voidaan tallentaa todistajan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot.

Rahanpesun estämiseen liittyvä lainsäädäntö edellyttää myös asiakkaan ja mahdollisesti myös asiakkaan vastapuolen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Tätä tarkoitusta varten voidaan tallentaa tietoja asiakkaan tai asiakkaan vastapuolen liiketoiminnasta, tosiasiallisista edunsaajista sekä poliittisesta vaikutusvallasta.

Yksilöinti- ja yhteystietojen ja asiakassuhteeseen sekä toimeksiannon hoitamiseen liittyvien tietojen antaminen on välttämätöntä toimeksiantojen hoitamiseksi.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin säännönmukaisena ja pääasiallisena tietolähteenä ovat toimeksiantosopimuksen solmimisen yhteydessä ja sen kestäessä asiakkailta itseltään kerättävät tiedot. Asiakasta koskevia tietoja voidaan mahdollisesti kerätä myös erilaisista hakemistoista, rekistereistä ja muista julkisista tietolähteistä, kuten väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekistereistä, sekä viranomaisilta.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta, ellei toimeksiannon hoitaminen sitä edellytä tai lainsäädännöstä muuta johdu. Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille siten, kuin viranomaiset tai pakottava lainsäädäntö sitä edellyttävät.

Rekisterinpitäjä voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimia tietosuojasäännösten noudattamiseen sitoutuneiden kolmansien osapuolten hoidettaviksi, jolloin henkilötietojen turvallinen ja asianmukainen käsittely varmistetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mm. laatimalla näiden tahojen kanssa kirjalliset sopimukset henkilötietojen käsittelystä.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Evästeiden (cookies) käyttö

Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n verkkosivustolla voidaan ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa sen, että internet-sivujen ylläpitäjä tunnistaa usein sivuilla vierailevat kävijät ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä.

Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.

Tietojen säilytysaika

Asiakkaan henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai siihen asti, että asiakas esittää henkilötietojansa koskevan poistopyynnön, ellei rekisterinpitäjällä ole oikeutettua etua edelleen säilyttää tietoja tai ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään tietoja pidempää aikaa. Kun henkilötietoa ei enää ole tarvetta tai velvoitetta käsitellä, se poistetaan kohtuullisessa ajassa.

Pääsääntöinen toimeksiantoihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisaika on kymmenen vuotta toimeksiannon tai asiakassuhteen päättymisestä lukien. Henkilötietojen säilyttämisaika ja säilyttämiskriteerit voivat kuitenkin vaihdella käyttötarkoituksen mukaan.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Reksiterin sisältämät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.

Rekisteriä ylläpidetään osin teknisenä tallenteena ja osin manuaalisena tallenteena rekisterinpitäjän tai tämän valtuuttaman tahon toimesta. Tekninen tietojärjestelmä on suojattu käyttäen asianmukaisia teknisiä suojauksia ulkoisia tietomurtoja vastaan ja sen käyttöä valvotaan käyttäjäkohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen järjestelmä sijaitsee lukituissa tiloissa.

Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on lakiin perustuva vaitiolovelvollisuus.

Siltä osin kuin rekisterin sisältämiin tietoihin kohdistuu asianajajista annetun lain sekä Suomen Asianajajaliiton hyvää asianajotapaa koskevien hjeiden mukainen erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, rekisterinpitäjä käsittelee kyseisiä tietoja ko. ohjeiden veloittamalla tavalla.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto itseään koskevista tiedoista ja oikeus pyytää itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka tietojen käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyillä on myös oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä sekä oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen. Asianajosalaisuus voi kuitenkin tapauskohtaisesti rajoittaa edellä mainittuja rekisteröidyn oikeuksia.

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn. Poistamis-, rajoittamis- tai vastustamisoikeutta ei ole sellaisten tietojen osalta, joiden käsittely on välttämätöntä tai tarpeellista rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.  

Rekisteröidyn edellä mainittu pyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän yhteystietoja käyttäen. Ennen tietojen luovutusta rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan sen varmistamiseksi, että tietoja ei luovuteta muulle taholle kuin rekisteröidylle itselleen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille (Tietosuojavaltuutetun toimisto), jos rekisteröity havaitsee, että hänen Tietosuojalainsäädäntöön perustuvia oikeuksiaan on loukattu. Lisätietoja on saatavissa tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Muutokset

Rekisterinpitäjä varaa oikeuden korjata tai muuttaa tietosuojaselostetta koska tahansa. Rekisterinpitäjä suosittelee asiakkailleen, että nämä tarkastavat tietosuojaselosteen säännöllisin väliajoin.