ASIANAJOTOIMISTO HEIKKI PENTTILÄ OY:N ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE
Päivitetty 17.12.2020
Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy
Hämeenkatu 26 A, 33200 Tampere
Puh: 03 389 9881
Y-tunnus: 3150475-4
Asianajaja Maria Malinen
Puhelin: 03 389 9881
Sähköposti: maria.malinen@malpen.fi
Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n asiakasrekisteri
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n ja asiakkaan välisen asiakassuhteen hoitaminen, hallinta ja ylläpito sekä asiakkaan laskutus- ja maksutietojen hallinta, asiakastapahtumien varmentaminen, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen sekä markkinointi ja muut niihin verrattavat käyttötarkoitukset. Henkilötietoja käsitellään myös toimeksiantoa vastaanottaessa mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseksi.
Henkilötietojen käsittely perustuu kansalliseen lainsäädäntöön ja EU:n tietosuoja-asetukseen. Henkilötietojen käsittelyperusteina ovat asiakkaan ja Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n välinen sopimus ja sen täytäntöönpano, asiakkaan suostumus sekä asiakkaan asiakassuhteeseen perustuva Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n oikeutettu etu. Lisäksi henkilötietojen käsittelyperusteena voi olla Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n lakisääteinen velvollisuus mm. rahanpesun estämiseen liittyvien tietojen osalta. Henkilötietoja käsitellään vain siltä osin kuin se on tarpeellista rekisterinpitäjän liiketoiminnan kannalta ja palveluiden tarjoamiseksi.
Henkilötietoja kerätään ja käsitellään Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n asiakkaista, jotka luovuttavat henkilötietojaan käyttäessään toimiston palveluita. Asiakkaan toimeksiannon hoitamisen edellyttämässä laajuudessa myös asiakkaan vastapuolen ja mahdollisten todistajien henkilötietoja voidaan kerätä ja käsitellä. Toimistossa hoidettavien konkurssipesien osalta myös velallisyhtiön vastuuhenkilöiden ja työntekijöiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään yhteydenpitoon ja mahdollisen työsuhteen todentamiseen ja palkanmaksuun liittyen.
Rekisteriin talletetaan asiakkaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, asema yrityksessä, laskutustiedot ja kuva asiakkaan henkilöllisyystodistuksesta. Osana asiakasrekisteriä voidaan tallentaa myös asiakkaiden toimeksiantoihin liittyviä asiakkaan terveystietoja tai viranomaisten antamia asiakirjoja, jotka voivat sisältää henkilötietoja. Myös henkilöiden luottotietoja voidaan toimeksiannon hoitamisen ja laskutuksen sitä edellyttäessä tarkistaa ja tallentaa. Yritysasiakkaiden osalta rekisteriin tallennetaan lisäksi yrityksen Y-tunnus ja yhteyshenkilön yhteystiedot sekä kuva yhteyshenkilön henkilöllisyystodistuksesta.
Asiakkaan vastapuolen osalta rekisteriin voidaan tallentaa henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot sekä luottotietoja. Oikeudenkäyntiasioihin liittyvien todistajien osalta rekisteriin voidaan tallentaa todistajan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot.
Rahanpesun estämiseen liittyvä lainsäädäntö edellyttää myös asiakkaan ja mahdollisesti myös asiakkaan vastapuolen henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Tätä tarkoitusta varten voidaan tallentaa laadittu riskiarvio, joka edellä mainittujen tietojen lisäksi sisältää tietoja asiakkaan tai asiakkaan vastapuolen liiketoiminnasta, tosiasiallisista edunsaajista sekä poliittisesta vaikutusvallasta.
Rekisterin säännönmukaisena ja pääasiallisena tietolähteenä ovat toimeksiantosopimuksen solmimisen yhteydessä asiakkailta itseltään kerättävät tiedot.
Lisäksi asiakastietoja voidaan myös toimeksiannon kestäessä kerätä asiakkaalta itseltään puhelimitse tai sähköpostilla tai muulla vastaavalla tavalla.
Asiakasta koskevia tietoja voidaan mahdollisesti erilaisista hakemistoista, rekistereistä ja muista julkisista tietolähteistä, kuten väestötietojärjestelmästä ja luottotietorekistereistä, sekä viranomaisilta.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimeksiannon hoitamiseen liittyville kolmansille osapuolille, kuten tuomioistuimille tai ELY-keskuksille, mikäli toimeksiannon hoitaminen sitä edellyttää. Rekisterinpitäjä voi myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimia tietosuojasäännösten noudattamiseen sitoutuneiden kolmansien osapuolten hoidettaviksi, jolloin näiden tahojen kanssa laaditaan erilliset henkilötietojen käsittelysopimukset.
Muussa tarkoituksessa tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille ilman asianosaisen nimenomaista suostumusta, ellei lainsäädännöstä muuta johdu.
Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille siten, kuin viranomaisilla on erityislainsäädännön perusteella tähän oikeus.
Rekisterin tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n verkkosivustolla voidaan ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa sen, että internet-sivujen ylläpitäjä tunnistaa usein sivuilla vierailevat kävijät ja mahdollistaa yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä.
Mikäli sivuilla vieraileva käyttäjä ei halua Asianajotoimisto Heikki Penttilä Oy:n saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat evästetoiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
Asiakkaan henkilötietoja säilytetään vain käsittelyn tarkoituksen edellyttämä aika tai niin kauan kuin laki rekisterinpitäjältä sitä edellyttää tai siihen asti, että asiakas esittää henkilötietojansa koskevan poistopyynnön rekisterinpitäjälle, ellei rekisterinpitäjää edellytetä edelleen säilyttämään tietoja tai ellei rekisterinpitäjällä ole oikeutettua etua edelleen säilyttää tietoja.
Reksiterin sisältämät henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina.
Rekisteriä ylläpidetään osin teknisenä tallenteena ja osin manuaalisena tallenteena rekisterinpitäjän tai tämän valtuuttaman tahon toimesta. Tekninen tietojärjestelmä on suojattu käyttäen asianmukaisia teknisiä suojauksia ulkoisia tietomurtoja vastaan ja sen käyttöä valvotaan käyttäjäkohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Manuaalinen järjestelmä sijaitsee lukituissa tiloissa.
Rekisteriä käyttävät ainoastaan henkilöt, joiden toimenkuvaan sen käyttö kuuluu. Rekisterinpitäjän henkilöstöllä on lakiin perustuva vaitiolovelvollisuus.
Siltä osin kuin rekisterin sisältämiin tietoihin kohdistuu asianajajista annetun lain sekä Suomen Asianajajaliiton hyvää asianajotapaa koskevien hjeiden mukainen erityinen salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, rekisterinpitäjä käsittelee kyseisiä tietoja ko. ohjeiden veloittamalla tavalla.
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy omiin rekisterissä oleviin tietoihinsa veloituksetta kerran vuodessa. Tätä useammin tapahtuvasta tarkastusoikeuden käytöstä rekisterinpitäjä saa periä siitä aiheutuvan kohtuullisen ja välittömät kustannukset kattavan korvauksen. Kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö tulee toimittaa rekisterinpitäjälle rekisterinpitäjän yhteystietoja käyttäen. Ennen tietojen luovutusta rekisteröidyn henkilöllisyys tarkastetaan kuvallisesta henkilöllisyystodistuksesta tai toteutetaan muut vaadittavat toimenpiteet sen varmistamiseksi, että tietoja ei luovuteta muulle taholle kuin rekisteröidylle itselleen.
Jos rekisteröity havaitsee, että rekisteissä olevat henkilötiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia tai niitä on käsitelty rekisterin käyttötarkoituksen tai soveltuvan lainsäädännön vastaisesti, rekisteröity voi rekisterinpitäjän yhteystietoja käyttäen pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan, estämään, rajoittamaan tai poistamaan kyseiset henkilötiedot.
Jos asiakas havaitsee, että hänen EU:n tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksiaan on loukattu, on asiakkaalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille. Lisätietoja on saatavissa Tietosuojavaltuutetun toimiston internetsivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi.
Rekisterinpitäjä varaa oikeuden korjata tai muuttaa tietosuojaselostetta koska tahansa, mikäli muutokset vastaavissa tietosuoja- ja yksityisyyssuojalainsäädännöissä sitä edellyttävät. Rekisterinpitäjä suosittelee asiakkailleen, että nämä tarkastavat tietosuojaselosteen säännöllisin väliajoin, jotta heillä on ajantasaiset tiedot siitä, miten rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja.
